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Full service – Règlement des fournisseurs

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Accompagner le paiement des fournisseurs et la gestion de la dette, un enjeu majeur pour le chef d’entreprise.

Les conséquences des crises sanitaires et économiques qui se succèdent vont rendre les trésoreries des entreprises de plus en plus fragiles. Dans les prochains mois, les échéances de remboursement des prêts garantis par l’état (PGE) risquent d’aggraver encore la situation financière des petites et moyennes entreprises.

Dans ces circonstances, le suivi, l’anticipation et l’optimisation de la trésorerie des entreprises deviennent incontournables. Il n’est pas toujours facile pour un dirigeant de TPE de s’occuper à la fois de l’activité de production de son entreprise et en même temps d’optimiser la gestion administrative et financière de celle-ci.

L’expert-comptable peut alors proposer un soutien majeur en assistant son client dans le paiement des fournisseurs et la gestion des dettes.

Cette mission de mandat de paiement des dettes est autorisée par nos textes professionnels. Grâce à la loi PACTE (ou plan d’action pour la croissance et la transformation des entreprises) du 22 mai 2019, l’expert-comptable peut assister ses clients dans la gestion de leur trésorerie, et peut désormais recevoir un mandat de règlement.

Pour assurer un haut niveau de sécurisation des opérations, cette mission suppose quelques conditions. Les structures d’exercice professionnel doivent mettre en place des procédures assurant une séparation effective des fonctions entre enregistrement comptable et paiement au sein de la structure et dans les relations avec le client.

Lorsque cette séparation s’avère difficile à mettre en œuvre, notamment en raison de la taille de la structure, celle-ci définit un processus de surveillance destiné à s’assurer que les règles et procédures mises en place soient pertinentes, adéquates et qu’elles fonctionnent efficacement.

Sur le plan méthodologique et pratique, la mission de mandat de paiement des dettes s’organise en plusieurs étapes.

La première étape consiste à identifier avec le client les fournisseurs et créanciers qui feront partie du périmètre du mandat accordé à l’expert-comptable. Cette sélection peut se faire en tenant compte par exemple de la récurrence, des montants ou des objets liés aux paiements.

À l’issue de cette étape, le périmètre du mandat de paiement est clairement établi entre le client et son expert-comptable.

Organisation de la mission

La seconde étape consiste à organiser la mission.

Concrètement, la mission se décline en six temps principaux :

1- Réception et tri des factures par échéance

Dans cette action, le collaborateur du cabinet en charge de la mission accuse réception et organise les tableaux d’échéance.

2- Préparation du « Bon à payer »

La vérification de la facture nécessaire au paiement nécessite la formalisation d’un « Bon à payer » transmis par le client.

3- Préparation de l’échéancier

Le collaborateur prépare et actualise un échéancier tenant compte des conditions de paiement prévues avec les fournisseurs.

4- Validation de l’échéancier

La validation par le client de l’échéancier permet d’acter son accord sur les paiements à réaliser.

5- Réalisation du paiement

L’action de paiement est réalisée. Seules les opérations par virements ou paiements électroniques peuvent être effectuées, sous réserve qu’elles ne le soient pas depuis les comptes bancaires de l’expert-comptable.

6- Établissement d’un compte-rendu périodique

L’exécution de la mission nécessite de rendre compte régulièrement au client des opérations de paiement qui ont été réalisées. Une synthèse mensuelle est souvent appropriée.

Cette mission de mandat de paiement des dettes est amenée à se développer.

Avec la généralisation de la facture électronique, les plateformes PdP vont faciliter les règlements et le suivi de ces opérations.

Rappels déontologiques

  • Vigilance LAB
  • Mandat intégré dans la lettre de mission ou avenant
  • Paiement réalisé par virement électronique via la fourniture de codes d’accès spécifiques au compte du client

Art 22 al.4 Ord 19 sept.45; Art 151–3 décret 30 mars 2012

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