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Facturation électronique – Les grands principes

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E-invoicing, factur-X, PDP, e-reporting, OD… Au fil de vos lectures et de vos échanges avec vos consœurs et confrères, vous découvrez ce vocabulaire mais que signifie-t-il ? Pas de panique, on reprend tout depuis le début.

Voici un petit récapitulatif des principes fondamentaux de la facture électronique.

Une facture électronique, c'est quoi ?

Une facture électronique – ou e-invoicing – est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées en XML, donc directement interprétables par une machine.

Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire, qu’il s’agisse du portail public de facturation (PPF) ou d’une plateforme de dématérialisation privée (PDP).

Une facture imprimée puis numérisée au format PDF au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée n’est pas une facture électronique. On parle alors de facture « dématérialisée ».

Factur-X, UBL et CII : kezako ?

Les factures électroniques pourront être émises en trois formats différents structurés en XML : factur-X, UBL et CII.

Le format factur-X est en réalité un format hybride, qui présente la particularité de posséder – en plus d’une partie XML – une partie PDF, permettant la visualisation de la facture.

Les organisations ayant déjà fait usage d’autres formats (EDIFACT, Galia, EANCOM…) pourront solliciter l’aide de plateformes tierces pour les faire transiter vers le portail public de facturation.

Qui est concerné par la réforme ?

La facturation électronique s’applique à tous les assujettis à la TVA, qu’ils soient redevables ou non de la TVA.

(Les assujettis non redevables de la TVA, tels que les micro-entrepreneurs et les personnes morales en franchise en base de TVA sont donc concernés aussi.)

En revanche, ne relèvent pas du champ d’application du dispositif les opérateurs qui réaliseraient exclusivement des opérations exonérées au sens des articles 261 à 261 E du CGI (activité de santé, d’enseignement…).

À partir de quand la réforme s’applique-t-elle ?

Les obligations de facturation électronique et d’e-reporting se déploieront en trois étapes, et selon le critère de la taille des entreprises.

1er juillet 2024

  • Obligation de réception de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises
  • Obligation d’émission pour les grandes entreprises

1er janvier 2025

Obligation d’émission pour les ETI

1er janvier 2026

Obligation d’émission pour les PME et les TPE

Selon la taille de l’entreprise, la solution de facturation électronique ne sera pas du tout la même.

Le consultant qui travaille seul se satisfera d’un outil PDP qui transformera son modèle de facture non conforme en factur--X, alors que les TPE qui ont déjà un outil CRM de facturation se rapprocheront de leur expert-comptable pour qu’il traduise leurs besoins, les aide à choisir la solution, accompagne la mise en œuvre, etc.

Denis Barbarossa - Expert-comptable et commissaire aux comptes

Quelles informations devront figurer sur la facture électronique (invoicing) ?

Lors de la première vague de déploiement, 24 mentions obligatoires devront figurer sur la facture électronique.

Aux 20 mentions habituelles, 4 données devront être précisées obligatoirement dès le 1er juillet 2024 :

  • le numéro SIREN,
  • l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client,
  • l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations,
  • le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

À partir du 1er janvier 2026 (dernière phase de déploiement), huit nouvelles données devront être ajoutées.

Qu’est-ce que le e-reporting ?

Les entreprises non concernées par la facturation électronique auront une obligation de e-reporting, c’est-à-dire une obligation de transmission à l’administration fiscale de certaines informations (montant de l’opération, montant de la TVA facturée, mode et date de paiement, numéro de facture…).

Cette obligation de e-reporting concerne les opérations internationales ou intracommunautaires, les opérations BtoC, ainsi que certaines opérations sectorielles (prestations dans le domaine de la santé, de l’enseignement, de la formation, opérations immobilières, opérations réalisées par des associations à but non lucratif…).

En traçant l’activité économique d’une entreprise, l’e-reporting permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.

Comment les factures électroniques pourront-elles être sécurisées ?

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation (10 ans selon le Code de commerce, 6 ans selon le droit fiscal).

À cet effet, il est donc demandé de sécuriser l’émission ou la réception des factures, soit par la constitution d’une piste d’audit fiable, soit par l’apposition d’une signature électronique qualifiée au sens défini par le règlement européen (elDAS), soit par la génération de factures structurées basées sur l’échange de données informatisées (EDI).

On parle de "cycle de vie" de la facture électronique. Qu’est-ce que ça veut dire ?

En complément des données de facturation, les fournisseurs, clients et leurs éventuelles plateformes, devront informer régulièrement l’administration fiscale du « statut » dans lequel se trouvent les différentes factures émises.

Une vingtaine de statuts ont été prévus par l’administration, dont quatre seront obligatoires : déposée, encaissée, rejetée, refusée.

Comment s'échangeront les factures électroniques ?

Avec la réforme, finie la transmission directe d’une facture entre fournisseurs et clients.

L’ensemble des factures échangées entre assujettis à la TVA devront désormais obligatoirement transiter par une plateforme nationale – le portail public de facturation (PPF) – qui jouera le rôle d’intermédiaire centralisateur et alimentera en temps réel l’administration fiscale en données de facturation.

Pour cela, les entreprises auront 2 solutions :

  • Produire les factures directement sur la plateforme nationale – la plateforme de facturation publique (PFP) ou Chorus Pro -, qui se chargera de router la facture électronique au client et de communiquer les données comptables de la facture à l’administration fiscale.
  • Passer par un ou plusieurs opérateurs privés – les plateformes de dématérialisation – Partenaires (PDP) – immatriculés auprès de l’administration fiscale. Les PDP se chargeront d’adresser les factures, de les transmettre aux plateformes partenaires destinatrices et d’extraire les données à transmettre à l’administration.

Dans le premier cas, les entreprises pourront choisir d’être aidées par un opérateur de dématérialisation (OD), qui offrira des services complémentaires de dématérialisation et d’automatisation (création des factures électroniques dans l’un des 3 formats pivots, transmission des statuts, rapprochement…).

Un annuaire centralisé  construit à partir des numéros SIREN, SIRET ou code service permettra l’identification de chacun des destinataires des factures avec pour chaque entreprise, la ou les plateformes qu’elle aura choisies (PPF ou PDP).

La difficulté aujourd’hui réside dans la grande incertitude de cette mise en route. On ne sait pas vraiment quelles vont être les PDP opérationnelles, quelles interconnexions elles vont proposer, quel en sera le coût… Il y a énormément d’inconnues et de contraintes à traiter dans un laps de temps assez court.

Pour ne pas annoncer trop de mauvaises nouvelles à nos clients, il est impératif que nous apportions des solutions.

Pour cela, il nous faut informer, communiquer sans relâche. Et très vite, dès septembre prochain, nous équiper si nécessaire pour proposer à nos clients un portail d’échanges de données.

Virginie Roitman - Expert-comptable et présidente de l'Ordre des experts-comptables Paris Île-de-France

Le schéma "en Y" des différents circuits de facturation

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