Facturation électronique – En pratique, les clés pour se préparer
On aurait tort de réduire le passage à la facture électronique à une simple affaire d’outils et de choix technologiques.
Certes, il va falloir s’équiper et choisir une solution digitale qui convienne à nos besoins et à ceux de nos clients. Mais la réussite de la réforme pour les cabinets repose en réalité sur un triptyque :
- TECHNOLOGIE : le choix des bons outils et partenaires (PDP, OD…) et la mise en place de process efficaces.
- COMPÉTENCE : la mise en place de la facture électronique va avoir un impact fort sur le quotidien des cabinets et l’organisation du travail. Il est donc indispensable de faire évoluer les compétences de vos collaborateurs, pour les aider à passer de la saisie au contrôle et à l’analyse des données.
- OFFRE DE SERVICE : le fait de réfléchir aux services que vous souhaitez proposer à vos clients autour et à la suite de la mise en place de la facture électronique.
Quelles missions les cabinets vont-ils pouvoir offrir ?
La mise en place de la facture électronique ouvre de nombreuses possibilités de missions, quelle que soit la typologie de ses clients.
Pour les clients « classiques », qu’on accompagne actuellement sur la tenue de comptes, on peut proposer 5 grands types de missions :
1- Diagnostic numérique du client
Cette mission pourrait être décorrélée de la facture électronique, et proposée en tant que telle.
Il s’agit de dresser un état des lieux de la numérisation des process et d’analyser les différents flux échangés dans l’entreprise. Cela peut être les flux liés à notre cœur de métier (achats, ventes, trésorerie…), mais aussi les autres flux de l’organisation, par exemple, le process de prise de commandes ou le service après-vente.
Par le biais de questionnaires, on fait avec le client un point sur sa situation actuelle et on définit les objectifs auxquels on voudrait arriver en termes de digitalisation.
À la suite de ce diagnostic, l’expert-comptable établit une liste de recommandations et axes d’amélioration, qui sont autant de nouvelles missions que l’on pourra ensuite proposer de réaliser.
2- Diagnostic du processus de facturation
On entre dans ce processus en auditant tout le process de facturation du client : sur quel outil conçoit-il ses factures actuellement ? Comment les transmet-il ? Quelle est la conformité de ses factures, au regard des champs obligatoires de la facture électronique précisés par l’arrêté du 7 octobre 2022 ? A-t-il déjà rédigé une piste d’audit fiable ?
Comme dans le cas précédent, cette mission se termine par un rapport de fin de mission, avec une liste de recommandations. Si le client souhaite mettre en œuvre les changements préconisés, charge à l’expert-comptable de proposer un nouveau devis et une nouvelle lettre de mission.
On peut parfois hésiter à facturer ces diagnostics, en considérant qu’ils ne sont que les préalables à la réalisation de missions plus opérationnelles. Pourtant, pour être réalisé de façon à faciliter ensuite une prise de décision efficace, ce travail d’analyse prend du temps et demande du savoir-faire. Il peut donc être facturé l’équivalent d’une demi-journée, voire d’une journée de travail, selon la taille de l’entreprise (500 € HT pour une demi-journée).
3- Outil de facturation conforme à la facture électronique
À partir des diagnostics réalisés précédemment, on peut proposer au client de l’accompagner dans le choix d’un outil de facturation adapté à ses besoins.
Outre l’analyse comparative et argumentée des différents outils, cette mission peut inclure l’intégration de l’outil chez le client, le paramétrage, la formation éventuelle de collaborateurs, l’accompagnement dans la mise en production et le suivi dans la durée.
Contrairement à ce qu’on peut avoir la tentation de faire, il ne s’agit pas de recommander rapidement tel ou tel outil au détour d’un échange informel, mais bien de prendre son client par la main de bout en bout, et de l’accompagner dans toutes les étapes, du choix de la solution au service après-vente.
4- Process facturation électronique
Il s’agit de la mise en œuvre concrète de la facture électronique chez le client, en proposant la mise en place de tout l’écosystème de cette facture (et non pas simplement l’outil de facturation, comme dans le cas précédent).
Le cabinet peut aller jusqu’à proposer une PDP adaptée, avec tous les outils utiles (outil de paiement par exemple, système d’archivage…).
5- Mission « full fact »
Cette mission « all inclusive » s’adresse aux clients qui souhaiteraient déléguer entièrement tout leur système de facturation.
Dans ce cas-là, le cabinet peut prendre en charge toute la chaîne du processus, de l’élaboration de la facturation jusqu’à son paiement, en passant par les relances, le tout via le PDP initialement choisi.
Même pour les clients « autonomes » (ceux qu’on accompagne aujourd’hui uniquement sur des missions de révision), il y a un véritable vivier de missions potentielles. On peut par exemple :
- accompagner les entreprises à remettre à plat leur organisation comptable à l’aune de l’arrivée de la facture électronique, en réalisant pour elles un véritable diagnostic impact,
- les aider à choisir la plateforme la plus adaptée, PDP ou PPF,
- les accompagner dans la formation de leurs collaborateurs à l’utilisation de l’outil choisi,
- les aider à tester la conformité de leurs procédures, et même vérifier leur système de sécurité anti-fraude.
Et par la suite, au-delà de ces missions liées à la mise en place de la facture électronique, les cabinets pourront proposer d’autres types de missions, liées à la facturation et au recouvrement des créances clients, ainsi qu’à la gestion des fournisseurs et des paiements.
Face à ce panel de missions, à chaque cabinet de construire sa stratégie et de voir lesquelles il souhaite proposer à ses clients.
La mission FULL FACT peut-elle concerner les très petits cabinets ?
Contrairement à ce qu’on entend souvent, les petits cabinets sont tout à fait en mesure de proposer des missions FULL FACT, qui vont décharger leurs clients de toute la facturation.
En effet, avec un process et des tâches optimisés au maximum (voir notamment la méthodologie présentée dans les deux premiers ateliers du Parcours de la Transformation saison 2), on peut occuper un collaborateur à mi-temps ou à temps complet.
Ce sont d’ailleurs des missions qui intéressent beaucoup de collaborateurs, et permettent également d’attirer de nouveaux profils. Un véritable levier d’attractivité pour les cabinets donc.
Concrètement, par où commencer pour se préparer à la facture électronique ?
On peut découper en 4 grandes étapes le plan d’action pour préparer son cabinet et ses clients à la mise en place de la facture électronique :
1- Premier semestre 2023 : cartographier ses clients
Avant toute chose, il est indispensable de prendre la liste de ses clients et de les segmenter selon différents critères : ceux qui ont déjà un logiciel de facturation/ceux qui n’en ont pas, le nombre de factures qu’ils émettent/reçoivent, le type de flux qu’ils gèrent, simple (uniquement du BtoB en France) ou complexe (BtoC, BtoB à l’international), la date à partir de laquelle ils seront concernés par la réforme, leur appétence pour le digital…
On peut profiter des rendez-vous de bilan pour faire le point avec chacun, savoir à quel niveau d’information ils en sont par rapport à la facture électronique, commencer à les préparer au changement et aux différents types d’accompagnement que vous pourrez leur proposer.
Attention à ne pas sous-estimer ce premier travail d’analyse indispensable pour chaque cabinet. Prévoyez des créneaux dédiés dans votre agenda pour réaliser cette cartographie détaillée.
2- Été 2023 : bâtir son offre
En vous appuyant sur la cartographie de vos clients et tenant compte de l’organisation de votre cabinet et du profil de vos collaborateurs, il s’agit ensuite de réfléchir à votre stratégie et à l’offre d’accompagnement que vous souhaitez proposer.
Sur quelles missions souhaitez-vous vous positionner ? Pour quels clients ? Avec quel calendrier ?
Pour chaque mission, déterminez vos outils et votre plan d’action : quelle lettre de mission allez-vous utiliser ? Quels outils ? Quel sera le livrable ? Dans cette phase, tous les collaborateurs devront être informés des changements à venir.
N’hésitez pas d’ailleurs à impliquer les plus motivés dans votre réflexion sur la structuration de votre offre et de votre plan d’actions en fonction des clients.
3- Automne 2023 : promouvoir ses offres
Une fois votre stratégie bien déterminée, viendra le moment de promouvoir votre nouvelle offre auprès de vos clients, par le biais d’outils de communication, d’événements de présentation et de rendez-vous clients…
