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Transition et continuité dans les cabinets d’expertise comptable en Île-de-France

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Le protocole d’administration provisoire permet une transition fluide en cas d’incapacité ou de décès. Désignation, missions, charte, assurance et procédures légales, nous vous donnons tous les détails.

Qu’est-ce que le protocole d’administration provisoire ?

Il s’agit d’une mission de remplacement du professionnel indisponible, en cas de décès ou d’incapacité temporaire. Le cas échéant, la présidence du conseil régional désigne, en accord avec le professionnel, ses héritiers ou ses ayants droit, un administrateur provisoire habilité par l’Ordre ou désigné par la convention d’assistance et d’entraide.

  • En cas de décès : 3 mois (renouvelable une fois)
  • En cas d’incapacité temporaire : jusqu’au retour de l’EC

L’administrateur provisoire peut également conclure une convention d’assistance et d’entraide, dès son inscription au Tableau de l’Ordre. Cette convention permet de désigner un ou deux confrères qui pourront le remplacer temporairement en cas de décès ou d’incapacité. Cette démarche, approuvée par l’ensemble des parties impliquées et consignée dans un document officiel, assure la continuité des services professionnels dans des circonstances imprévues.

Pour remplir la convention d’assistance et d’entraide, et ainsi désigner un ou des confrères en tant qu’administrateur provisoire, rendez-vous ici : https://www.oec-paris.fr/l-ordre-vous-accompagne/je-prepare-lavenir/

Les missions de l’administrateur provisoire

Le rôle de suppléance de l’expert-comptable comprend plusieurs aspects essentiels. Cela inclut l’acceptation des missions, l’affectation des collaborateurs appropriés, la délégation et la supervision des travaux, ainsi que la signature des rapports. Si nécessaire, il est également possible de prendre en charge la gestion du cabinet, notamment en rédigeant les lettres de mission, en gérant les honoraires (facturation et encaissement), en ouvrant un compte bancaire, en s’occupant de la gestion du personnel, et en informant les clients.

Il faut noter que cette mission n’est pas forcément rémunérée et se base sur un principe de « confraternité gratuite » comme l’indique l’article 166 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012. Seulement, dans certains cas, si l’importance de la mission le justifie, une indemnité peut être spécifiée et soumise à l’agrément de l’Ordre régional.

Un lien constant entre l’administrateur et l’Ordre

L’administrateur provisoire est en contact avec l’Ordre régional tout au long de sa mission. Il s’engage à l’informer de toute difficulté rencontrée dans l’exercice de ses fonctions. De même, il doit fournir des mises à jour régulières sur les différentes étapes de sa mission, notamment en ce qui concerne la cession de la clientèle, en assurant la communication des démarches entreprises telles que la signature des contrats de cession.

Cet échange se matérialise par le dépôt d’un compte rendu mensuel détaillant son activité. Il garantit une transparence et une responsabilité dans l’accomplissement des obligations. Enfin, la transmission du contrat de cession de clientèle est un élément crucial de cette relation, soulignant l’importance de maintenir une communication fluide et ouverte avec l’Ordre tout au long du processus.

Les principes de l’administration provisoire

L’administrateur provisoire est tenu de respecter les principes généraux énoncés dans la charte régissant sa mission :

  • Dévouement
  • Confraternité
  • Secret professionnel
  • Indépendance et impartialité
  • Intégrité

Il doit également souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle et la transmettre au conseil régional, afin de garantir une couverture adéquate durant sa mission.

L’administrateur provisoire n’est pas autorisé, pendant sa mission, à proposer ses services, pour son propre compte, à des clients de l’administré.

Une fois celle-ci close, il pourra y songer si :

  • L’administré, les héritiers ou les ayants droit approuvent
  • Il est procédé à une indemnisation de l’administré ou de la succession
  • Le conseil régional valide le projet de cession ou de reprise de dossier

À situations particulières, fonctionnements particuliers

  • Si l’expert-comptable empêché ou décédé est représentant légal d’une société d’expertise comptable pluripersonnelle (dont les droits de vote sont
    détenus par plusieurs associés), la désignation d’un administrateur provisoire par l’Ordre n’est pas obligatoire, sauf si une convention d‘assistance et d’entraide a été préalablement conclue et ratifiée par les associés.
  • Les associés peuvent, si nécessaire, désigner un nouveau représentant légal en veillant à ce que les règles de constitution des sociétés d’expertise comptable soient respectées (article 7-I de l’ordonnance n°45-2138 du 19/09/1945).
  • En l’absence de convention d’assistance et d’entraide et en cas de désaccord des ayants droit ou des héritiers sur l’expert-comptable à désigner comme administrateur provisoire ou de refus de la procédure d’administration provisoire par ces derniers ou par l’expert-comptable empêché, la désignation d’un administrateur provisoire judiciaire doit être demandée au tribunal compétent (TC ou TJ) du ressort de l’inscription principale de l’expert-comptable par toute personne ayant intérêt à agir.

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