Télétravail – Les bonnes pratiques pour allier efficacité et sérénité

Alors que la crise sanitaire a obligé toutes les entreprises, même les plus réfractaires, à se poser la question de la mise en place du télétravail, les avis divergent encore sur ses avantages et inconvénients, sur ses effets à long terme sur l’efficacité mais aussi sur le bien-être des collaborateurs.

Jeudi 29 octobre, le Premier ministre annonce le reconfinement. « Partout où cela sera possible, le télétravail devra être la règle« , insiste Jean Castex. À ses côtés, Élisabeth Borne insiste : « le télétravail n’est pas une option. Cette obligation sera inscrite dans le nouveau protocole en entreprise. Un travailleur qui peut exercer toutes ses tâches en télétravail doit le faire cinq jours sur cinq« . Pour ce reconfinement d’un nouveau genre, la ministre du Travail essaie de convaincre les entreprises de passer au télétravail à temps complet.

Mais la réalité est bien plus complexe : si la ministre parle d’obligation, elle omet de préciser que cette obligation n’est pas inscrite dans la loi. L’obligation légale impérative pour l’employeur est de respecter la santé et la sécurité pour le salarié. « C’est une obligation de résultat« , explique Sonia Arlaud, responsable du pôle veille juridique France chez ADP « Si la base du protocole sanitaire prévoit de privilégier le télétravail quand l’activité permet d’être exercée à domicile, celui-ci est laissé à la libre appréciation des entreprises. »

Si, dans certains secteurs, le télétravail est plus habituel que dans d’autres – dans tous les métiers où les collaborateurs sont appelés à travailler chez leurs clients, comme les cabinets de conseil en audit ou les experts-comptables – la pandémie oblige aujourd’hui à en préciser les avantages et les risques.

Chez Mazars, où le télétravail est mis en place depuis 5 ans, Mathilde Le Coz, directrice Développement des Talents & Innovation RH, vante ses avantages : « Il permet de s’organiser, de ne pas être dépendant du regard des autres. On y gagne en liberté et en autonomie. ».

Dans les professions ou le flux d’information, d’emails ou d’appels téléphoniques peut parfois rendre difficile les tâches basées sur la réflexion, le télétravail donne aussi la possibilité de s’organiser des bulles de concentration : « On gagne énormément en efficacité, en efficience et en sérénité » poursuit-elle. « Mais en France, la culture managériale est très paternaliste et basée sur le contrôle. Or autoriser le travail à distance implique de faire confiance à ses collaborateurs. »

La crise sanitaire devrait créer l’opportunité de réinventer cette culture managériale, à condition que les managers réticents acceptent de lâcher prise sur le contrôle systématique.

Manager demande des compétences et du temps. Et plus particulièrement en ces temps de télétravail imposé, où les managers doivent accompagner leurs collaborateurs dans leur autonomie, avoir des contacts réguliers, et faire des entretiens pour valider le bon déroulement du télétravail, tout en s’y adaptant eux-mêmes.

« De nouvelles manières de travailler se développent, qui ont un impact fort sur l’organisation des entreprises » prédit Pascal Grémiaux, président et fondateur d’Eurécia, une entreprise spécialisée dans les RH.

Reste que le télétravail comporte des points faibles, comme l’absence de relations sociales.

Pour combattre l’isolement, la perte du lien social et prévenir les problématiques de santé mentale, Eurécia a mis au point des outils collaboratifs, intuitifs, agréables, qui fonctionnent sur ordinateur et portable, et qui répondent à un besoin marqué des équipes RH pour prendre le pouls de l’entreprise. Comme le module « Bien-être » pour répondre à la question « comment ça va ? », dont les feed back peuvent être des retours d’échanges constructifs, nominatifs ou anonymes. Ou le module « Vie de bureau », qui remplace les newsletters, les emails et permet de partager un fil d’actualité sur la vie quotidienne de l’entreprise, où chacun peut réagir. « C’est un outil très précieux pour le management et la reconnaissance, qui va au-delà du narcissisme des réseaux sociaux », précise Pascal Grémiaux.

Même constatation chez Klaxoon, une société spécialisée dans l’édition de logiciels destinés à faciliter l’organisation des réunions en entreprise qui développe Board, un outil de travail collaboratif. Inclusive et participative, cette suite de modules propose une collaboration visuelle pour améliorer l’efficacité du travail en équipe, y compris à distance. Tous les types de contenus sont partagés en un seul endroit, accessibles de tous les supports (ordinateur, portable, smartphone, tablette…) et adaptables à tous types de réunions et d’ateliers. « Il est important de prendre soin du collectif, d’arriver à maintenir voire à renforcer une bonne connexion au sein de l’équipe, explique Lauriane Carayon, Head of CSM chez Klaxoon. Adapter les rituels, s’assurer que tout le monde est au courant de la feuille de route de l’équipe, réunir des éléments, et vérifier leur organisation, c’est un atout. »

Autre défi : le respect de la vie personnelle et du droit à la déconnexion.

« L’employeur doit tout mettre en œuvre pour garantir le respect de la législation du travail, et notamment la durée quotidienne du temps de travail et des périodes de repos ou de pauses. Quitte à suspendre la réception et l’envoi des emails en dehors des périodes de travail, à interdire d’utiliser sa messagerie personnelle à des usages professionnels ou encore à conserver la maîtrise des connexions », conseille le Guide du e-travail, rédigé sous la direction de Michel Bohdanowicz, expert-comptable, et disponible sur demande.

Il arrive en effet que la liberté d’organisation liée au télétravail s’accompagne d’une difficulté à décrocher. D’où l’importance de rappeler, voire d’organiser le droit à la déconnexion. « Pendant le premier confinement, nos collaborateurs étaient trop engagés. Nous avons dû leur rappeler de faire des pauses, de ne pas travailler le week-end. Nous avons mis en place une alerte sur les emails pour rappeler qu’il est temps de décrocher, décrit Mathilde Le Coz. En ce moment, nous travaillons avec Mailoop, un outil qui permet de quantifier et de suivre les usages numériques, afin de changer les pratiques et de diminuer le volume d’emails, de réunions, d’échanges sur Slack, sur Teams… »

Enfin, il est important de ne pas négliger l’importance du matériel. Le télétravailleur doit pouvoir communiquer par chat, téléphone, visioconférence grâce à un seul et même outil. Les systèmes d’information de l’entreprise doivent rester accessibles à distance, et de manière sécurisée.

Pour résoudre ces difficultés, Adista, un opérateur de services hébergés, a créé le Pack télétravail, une solution dédiée au télétravail avec routeur 4G, téléphone et soft-phone, cette solution qui permet d’emporter sa ligne fixe partout : « C’est comme si j’emmenais mon DECT (un téléphone sans fil numérique) de bureau partout avec moi » explique Pierre-Yves Antoine, directeur de l’offre chez Adista.

Ces exemples, et les nombreuses offres qui existent sur le marché, montrent que l’équipement doit être pensé en amont pour favoriser la fluidité du travail.

Reste que pour beaucoup, le télétravail 5 jours sur 5 ne doit rester qu’une solution passagère, en cas de situation exceptionnelle. Mais quelle que soit la formule, choisie ou subie, le télétravail se prépare en amont, tant au niveau du matériel qu’à celui du management, pour s’assurer que le bien-être au travail soit toujours respecté.