REPRISE DE DOSSIERS
Mon client vient tout juste d’acquérir une entreprise pour laquelle il souhaite me confier une mission d’audit d’états financiers. Que dois-je faire à l’égard de mon confrère qui exerce dans cette entreprise une mission de présentation des comptes ?
L’article 163 alinéa 1 du décret du 30 mars 2012 dispose « les personnes mentionnées à l’article 141 appelées par un client ou adhérent à remplacer un confrère ne peuvent accepter leur mission qu’après en avoir informé ce dernier ».
Or, vous ne remplacez pas le confrère dans la mesure où vous intervenez seulement sur la mission d’audit d’états financiers alors que ce dernier intervient sur une mission de présentation des comptes. Il ne s’agit donc pas ici d’une reprise de dossier et l’article 163 du code de déontologie n’a pas vocation à s’appliquer. Il est toutefois préconisé d’avertir à titre confraternel le confrère déjà en place dans l’entreprise.
Mon client va confier sa comptabilité à un nouvel expert-comptable, je m’interroge sur les documents à remettre au client à la fin de ma mission, et notamment sur la possibilité de conserver les fichiers informatiques ?
Au terme de votre mission, vous avez en votre possession les documents reçus du client et les documents que vous avez vous-même établis. En vertu du contrat accessoire de dépôt qui vous lie à votre client, vous devez les lui restituer après exécution de vos obligations, contre une décharge signée.
Cette restitution concerne l’ensemble des documents, aussi bien papiers qu’informatiques et quelle que soit leur nature (comptable, fiscale, sociale…). Vous ne pouvez donc conserver les fichiers informatiques sous peine de voir votre responsabilité engagée. Il appartient ensuite à votre client de les remettre à l’expert-comptable entrant. Il s’agit à la fois de se ménager une preuve juridique et d’éviter toute atteinte au secret professionnel.
Attention, les documents intermédiaires que vous avez créés, c’est-à-dire ceux ayant permis d’établir les documents définitifs, ne doivent pas être restitués au client. Ils ne lui appartiennent pas et n’ont pas été établis pour lui être délivrés à l’occasion de l’exécution de votre mission.
Votre dossier de travail est un élément d’organisation interne du cabinet mais aussi un élément de preuve de l’accomplissement de vos diligences professionnelles. La seule hypothèse où vous pouvez refuser de restituer les documents est l’absence de règlement des honoraires par le client. Vous mettez alors en oeuvre le droit de rétention et gardez les documents jusqu’au complet paiement de ce qui lui est dû. Le droit de rétention est strictement encadré, vous ne pouvez en faire usage qu’après en avoir informé le président du Conseil régional de l’Ordre et épuisé toutes les voies de conciliation.
Il ne peut s’exercer que sur les documents incorporant un travail personnel de votre part. Enfin, il doit exister un lien entre la nature des documents retenus et la mission que vous avez réalisée.
| Tous les après-midis, Isabelle Faujour et son équipe répondent à vos questions de déontologie. Retrouvez chaque trimestre dans cette rubrique les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
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