Loin de l’image un peu vieillotte qu’ils véhiculent malgré eux, les notaires se sont très tôt intéressés aux outils numériques, anticipant une transformation technologique inévitable. Résultat : la digitalisation de la profession est aujourd’hui très avancée, et les notaires s’intéressent aux nouveaux axes de développement induits par cette évolution.
UNE PROFESSION À LA POINTE DU NUMÉRIQUE
Les notaires sont-ils eux-aussi confrontés à l’uberisation de leur profession ? Les outils numériques récemment apparus (Legalstart.fr, Foxnot.com, Bailmyself.notaires.fr, mynotary.fr ou encore testamento.fr) vont-ils remplacer les notaires de demain ? La question est légitime, et pose en filigrane la problématique qui traverse bon nombre de professions : céder aux sirènes de la numérisation, au risque de voir le marché de l’emploi et le chiffre d’affaire se réduire comme une peau de chagrin, ou protéger des pratiques ancestrales qui ont fait leurs preuves ?
« L’écosystème numérique imprègne chaque pan de notre société, chaque profession et chaque modèle économique. Ceux qui n’ont pas su intégrer le numérique dans leur stratégie de développement rencontrent aujourd’hui des difficultés », prévient Mathieu Fontaine, notaire à Saint-Paul-Trois-Chateaux (Rhône-Alpes). Pour autant, il n’est pas question de porter aux nues le modèle économique ultra libéral d’un Uber : « Le marché va se réguler lui-même comme lors de chaque révolution industrielle – et la révolution numérique en est une » poursuit-il, optimiste.
En 2015, Fabrice Luzu, notaire associé à l’étude DIXSEPT68 à Paris, chargé d’enseignement à l’École Supérieure de Commerce de Paris (ESCP) et dans les Universités de Paris Dauphine et Paris II Panthéon Assas, allait plus loin : « Il est vital pour notre profession de s’adapter à cette nouvelle donne, et diverses pistes peuvent d’ores et déjà être dessinées. S’il apparaît vain de lutter contre la digitalisation et le formidable progrès technique qu’elle induit, il est en revanche plus vertueux de l’acclimater et de la rendre compatible avec le modèle notarial »¹.
Digitalisation : s'il est vain de lutter, il faut la rendre compatible avec nos modèles originaux. Cliquez pour tweeterIl a depuis cofondé mynotary.com, qui rassemble tous les professionnels et parties d’un dossier immobilier sur une même plateforme. Le notaire peut ainsi se concentrer sur sa valeur ajoutée (son expertise juridique) en étant soulagé d’un certain nombre des tâches administratives chronophages. Le client, lui, a la possibilité de suivre son dossier en temps réel.
« Un des enjeux de la digitalisation est d’améliorer les processus métiers, d’être plus réactif et d’offrir un service client toujours plus performant » insiste Etienne Michelez, président de Paris Notaires Services (PNS) et spécialiste des questions numériques. « L’ubérisation est un mot à la mode, ce n’est pas une fin en soi. Les machines ne remplaceront pas les hommes. En revanche, la digitalisation de notre profession facilite notre quotidien, en nous soulageant de tâches répétitives, et nous permet de nous concentrer sur d’autres problématiques. »
C’est nécessaire pour une profession qui croule sous un volume de documents papier important. La loi Alur par exemple, a récemment considérablement augmenté la masse documentaire pour les actes de vente immobilière.
Conscients des services que peuvent leur apporter les outils numériques, les notaires se sont très vite emparés de la technologie pour automatiser les tâches administratives peu rentables. Aujourd’hui, l’univers notarial baigne dans une vraie culture de la dématérialisation, incluant même une offre importante de formation en ligne. La profession est considérée comme étant à la pointe du numérique, avec notamment un acte authentique électronique utilisé par 90 % des offices depuis plus de 4 ans. « Au-delà de notre image archaïque, certains d’entre nous sont très avancés dans leur démarche et leur réflexion » sourit Mathieu Fontaine.
Et, à l’image de Fabrice Luzu, quelques notaires sont impliqués dans la création de startup. Ils ont pris conscience que ces jeunes pousses constituaient un atout pour accélérer la modernisation de la profession, faciliter les échanges entre les professionnels et avec les clients. L’étude d’Etienne Michelez établit tous ses actes sur support électronique. Ceux-ci sont conservés sous format numérique, et tous les échanges sont dématérialisés avec les clients. « La gestion des archives s’est incroyablement simplifiée », se réjouit le notaire. « Nous tendons vers le zéro papier ».
QU’EN PENSENT LES INSTANCES PROFESSIONNELLES ?
« La profession s’est organisée pour que chaque notaire ait un accès simple et efficace à un réseau et à des outils performants et sécurisés » convient un représentant de la chambre des notaires de Paris. Elle a commencé à cultiver sa culture numérique en se structurant autour de l’acte authentique électronique. C’est en France qu’a été signé et archivé, le 28 octobre 2008, le premier acte authentique dématérialisé au monde. Une démarche aujourd’hui en voie de généralisation, d’autant plus indispensable que la télépublication et la dématérialisation des actes sera obligatoire en janvier 2018.
La profession notariale s’implique. Au premier réflexe de diabolisation, suscité par l’apparition de sites tels que Testamento.fr., a succédé une période d’observation bienveillante : « le notariat assure une présence institutionnelle pour apporter la rigueur nécessaire, comme dans le cas de notaviz.notaires.fr (un site pour trouver de l’information et des conseils), ou de bailmyself. notaires.fr (pour créer un bail en ligne), tous deux proposés en ligne par le Conseil Supérieur du Notariat.
La profession échange aussi avec les concepteurs des projets qu’elle trouve novateurs, comme le partenariat des notaires NCE (Notaires Conseil d’entreprises) et legalstart.fr, le site MyNotary, FoxNot », indique la Chambre des Notaires de Paris.
Pour développer leur chiffre d’affaire, les notaires devront offrir de + en + de services aux clients. Cliquez pour tweeterEnfin, l’organisation du premier forum Technologies et Notariat, qui s’est tenu le 6 juillet dernier à l’initiative de la Chambre de Paris, a permis aux notaires et à leurs collaborateurs d’avoir une vision globale de l’ensemble des outils et services digitaux développés ou mis à disposition par les instances de la profession ou ses partenaires. Les start-ups s’adressant à la profession notariale étaient conviées à cet évènement et ont pu présenter leurs services. La Chambre propose aussi des outils numériques et des cadres pour faciliter l’activité du notaire en respectant sa déontologie, ses exigences de sécurité et de confidentialité, comme l’Espace Notarial ou le Service de Dépôt électronique. Les start-ups apportent des services complémentaires. Chaque étude est bien sur libre d’utiliser ou non ces outils dans le respect de ses obligations professionnelles et déontologiques. La position de la Chambre est claire : le développement d’outils numériques peut être proposé par la profession. Les start-ups ne tuent pas le métier de notaire, mais elles contribuent à son évolution.
Soutenir la profession dans son évolution, c’est aussi, pour la Chambre des notaires de Paris, s’impliquer dans le développement d’outils innovants pour faciliter le travail des notaires. Certains sont déjà disponibles comme l’espace notarial, un espace collaboratif entre notaires et ses clients développé par la profession, capable de traiter des dossiers complexes ; la Ville de Paris l’a retenu pour supporter tous les aspects juridiques et les dépôts de candidature du projet « Réinventer Paris » ; et la Métropole du Grand Paris pour le projet « Inventons la Métropole du Grand Paris ». Autre outil innovant, le dépôt électronique notarial (qui apporte les garanties de l’acte authentique tout en montrant que le « déposeur » est bien détenteur des données déposées, quel que soit le support (dvd, clé USB, disque dur mais aussi fichier manuscrit, carnet de mathématicien, partition…). Lors du forum, la Chambre a en outre évoqué la finalisation en cours d’un partenariat autour de l’acte signé à distance, et un projet de dématérialisation des ventes aux enchères est actuellement à l’étude avec Drouot. Dans un contexte qui ne cesse de se complexifier, les notaires sont appelés à se spécialiser de plus en plus. Pour développer leur chiffre d’affaire, ils devront offrir plus de services à leurs clients. La profession, en choisissant très tôt de soutenir le développement de différents outils numériques, prépare ses membres à affronter un changement inéluctable.
Pierre AÏDAN,
président et cofondateur de legalstart.fr
En mai dernier, la startup legalstart.fr et les 150 notaires du réseau NCE (Notaire conseil de l’entrepreneur) ont signé un partenariat pour l’utilisation d’une plateforme NCE/Legalstart¹ dédiée aux membres de NCE, développée par legalstart.fr. Son objectif pour les notaires : digitaliser la création d’entreprise afin de répondre mieux et plus vite aux besoins de leurs clients entrepreneurs, et se concentrer sur leur mission de conseil et d’accompagnement. Pierre Aïdan, cofondateur de legalstart.fr, revient sur ce partenariat atypique.
QU’EST-CE QUE LEGALSTART ?
C’est une solution en ligne de création de documents juridiques et de formalités administratives à destination des TPE/PME.
Notre site permet aux entrepreneurs de gérer l’ensemble de leurs besoins juridiques : créer une entreprise², déposer une marque, rédiger un contrat de travail ou encore recouvrer une facture impayée. La plateforme développée en partenariat avec les notaires concerne la création d’entreprise. Le notaire et son client y accèdent directement à distance ou ensemble lors d’un rendez-vous à l’étude. via le réseau NCE. Son fonctionnement est très simple : après avoir décidé du type de structure juridique à créer, l’entrepreneur complète un questionnaire en ligne et enregistre sur la plateforme les justificatifs nécessaires (pièce d’identité, justificatif du siège social, etc.).
SI LES ENTREPRENEURS DEVIENNENT AUTONOMES, QUEL EST LE RÔLE DES NOTAIRES ?
Tout d’abord, il aide son client à décider du type de structure juridique à créer. Si le client ne rencontre pas de problème particulier, la procédure s’effectue à distance, de manière entièrement dématérialisée : un seul rendez-vous chez le notaire NCE le plus proche est nécessaire. L’acte de constitution authentique est alors reçu en format électronique, les formalités postérieures sont totalement automatisées. Dans des situations plus complexes, ou à la demande du client, le notaire NCE apporte son expertise et ses conseils. Le client peut avoir besoin d’un accompagnement juridique ou fiscal sur-mesure, de mettre en place des modalités de fonctionnement spécifiques pour son entreprise ou encore de rédiger un pacte d’associés.
QUEL EST LE COÛT DE CES PRESTATIONS ?
Le client règle un montant forfaitaire de 350 € HT pour l’utilisation de la plateforme et les formalités d’immatriculation d’une société commerciale. Le notaire NCE facture, le cas échéant, des honoraires complémentaires en fonction de la nature de son intervention. En définitive, la solution NCE par Legalstart.fr permet d’allier la simplicité du numérique et l’accompagnement d’un notaire spécialisé, le tout à moindre coût.
AU VU DE CES TARIFS RELATIVEMENT BAS, NE PARTICIPEZ-VOUS PAS À L’UBÉRISATION DE LA PROFESSION ?
Nous sommes plus dans une problématique de rationalisation des coûts de production de documents que dans la sous-traitance à laquelle le phénomène d’ »ubérisation » est souvent associé. Dans certains offices, la réunion des documents et leur transmission au greffe n’est pas toujours rentable. Nous facilitons un redéploiement de valeur : le budget du client est réaffecté à un autre poste, l’accompagnement par exemple. Si vous êtes une TPE, ou un VTC, vous n’avez pas forcément besoin d’un professionnel au démarrage. La question à se poser est la suivante : à quel moment le recours au professionnel est-il indispensable ou même possible sur le plan budgétaire ? En fonction des configurations, il faut combler le gap entre le besoin du client et les services proposés, et trouver le bon équilibre entre budget et offre de services.
COMMENT AVEZ-VOUS CONVAINCU LES NOTAIRES QUE VOUS N’ÉTIEZ PAS DES CONCURRENTS, MAIS PLUTÔT DES PARTENAIRES ?
D’abord, les notaires ne nous ont pas attendus pour définir et mettre en œuvre une stratégie numérique. Il y a environ deux ans, nous avions échangé au sein du Conseil avec certains représentants qui voulaient en savoir plus. Et dans ce cadre, nous avons aussi rencontré le président du NCE qui nous a demandé de présenter notre démarche et notre technologie lors de l’Assemblée Générale du réseau. Beaucoup ont manifesté de l’intérêt pour la démarche, et plus précisément pour l’évolution de la profession qu’elle préfigure. Ça nous a décidés à développer une solution « pilote » afin de mieux comprendre et essayer de répondre aux besoins des notaires et de leurs clients. Sur le réseau NCE, le client et le notaire doivent se connecter. Sur notre site, le projet peut se faire tout seul, mais nous sommes convaincus que beaucoup d’entrepreneurs ont besoin de l’accompagnement d’un professionnel à différents moments de leur projet.
¹ www.legalstart.fr/notaires-nce/
² www.legalstart.fr/creation-entreprise/