La réforme du contrôle qualité, entreprise par l’Ordre francilien en mai 2019, porte l’ambition de mieux accompagner la performance des cabinets. Cela passe notamment par la mise en place d’autodiagnostics et d’outils concrets, pour vous permettre de mieux préparer votre contrôle en amont et de faire le point sur le positionnement de votre cabinet.
Julien Tokarz
président de la commission Contrôle qualité
Quel était l’objectif de la réforme du contrôle qualité ?
La réforme du contrôle qualité lancée en 2019 est basée sur un constat simple : le contrôle s’attachait essentiellement à vérifier la bonne application des normes et des règles professionnelles, et bien que la démarche confraternelle existait déjà, l’aspect conseil n’était pas formalisé. Nous avons donc entrepris des changements avec une volonté forte de réaffirmer les fondamentaux du contrôle qualité.
De nombreux cabinets, et notamment les plus petits d’entre nous, un peu moins outillés, éprouvent des difficultés en raison de la transformation numérique, de l’évolution des services de notre profession, de leur environnement direct … Nous souhaitons que le contrôle de qualité, qui est l’occasion d’un contact direct de l’Ordre francilien avec les cabinets, nous permette d’apporter un réel bénéfice aux consœurs et confrères contrôlés, et c’est l’esprit de cette nouvelle partie du contrôle.
(voir le dossier sur le nouveau contrôle qualité)
Concrètement, comment allez-vous répondre à cette ambition ?
Afin d’apporter une partie stratégique pour aider la consœur ou le confrère à se développer, nous avons formé tous nos contrôleurs à la Performance Academy. 90% d’entre eux ont d’ailleurs déjà bénéficié de cette formation. Les 10% restants seront formés dans les prochains mois.
Ce cursus offre tous les outils nécessaires pour transformer l’expert-comptable technicien en un véritable chef d’entreprise. Il aborde tous les sujets liés au management d’un cabinet, au marketing, à la communication, aux RH, à la politique de recrutement, sujets trop peu abordés dans le cadre du diplôme d’expertise comptable.
Par ailleurs, nous avons également mis en place, sur le site Cap Performance, un certain nombre d’outils :
- Un diagnostic performance, qui est adressé au contrôlé en amont du contrôle
- Un diagnostic conformité, sur la partie normative
- Un outil pédagogique de vulgarisation des normes : le décodeur des normes
- Un outil de génération de lettres de mission
Outil
Mon diagnostic de conformité
C’est un diagnostic en ligne sur le site Cap Performance, permettant de vérifier la conformité de ses pratiques avec les normes applicables à notre profession.
Dans quel cas pouvez-vous l’utiliser ?
- À tout moment, d’une manière volontaire et anonyme, pour s’auto-diagnostiquer. Si les résultats sont satisfaisants, vous pourrez, si vous le souhaitez, transmettre les résultats à l’Ordre, qui en tiendra compte dans la sélection des dossiers à contrôler, pour diminuer la fréquence de vos contrôles.
- Lors de la réception d’un avis de contrôle, pour se situer. Si les résultats révèlent des faiblesses, vous pourrez suivre une formation sur les normes et demander un report d’un an du contrôle pour améliorer vos pratiques professionnelles.
Comment se déroule cette nouvelle version du contrôle qualité ?
En amont du contrôle, le contrôleur prend connaissance du questionnaire préparatoire et analyse les points qui peuvent poser problème.
Ainsi, lors de la première partie du contrôle sur place, le contrôleur ne passe plus en revue la totalité du questionnaire préparatoire, mais se concentre uniquement sur les points sensibles précédemment identifiés. Puis, sur la base de quelques dossiers de travail, il vérifie le bon respect des normes et des règles professionnelles. Cette première partie fera l’objet de conclusions de la part de l’Ordre. Le temps ainsi dégagé permet au contrôleur de consacrer la seconde partie du contrôle à l’amélioration de la performance du cabinet. Ce moment privilégié permet d’échanger en toute confraternité avec la consœur ou le confrère, sur différents aspects de la gestion de son cabinet tels que la stratégie, l’organisation, le pilotage, le marketing, la communication, les ressources humaines…, grâce à l’outil de diagnostic performance envoyé précédemment.
Cette seconde partie ne fera l’objet d’aucune restitution à l’Ordre et n’aura aucune incidence sur le rapport qui sera émis à l’issue de la première partie du contrôle.
Néanmoins, deux documents seront à votre disposition sur votre espace Cap Performance :
- un rapport de diagnostic qui résumera votre positionnement actuel pour chacun des grands domaines analysés.
- un plan d’action personnalisé et priorisé, qui listera, le cas échéant, les actions à entreprendre en fonction de leur degré d’urgence.
Nous avons bien conscience que ce nouveau volet consacré à la performance ne pourra pas révolutionner vos méthodes de travail en quelques heures. Mais l’objectif est de proposer des pistes de réflexion pour faire progresser le cabinet.
Où en est la mise en place du nouveau contrôle qualité ?
Une quarantaine de contrôles test ont été effectués dans le cadre de la campagne 2019. Ces contrôles ont permis de mesurer la faisabilité de cette nouvelle formule et de recueillir les impressions des contrôlés et des contrôleurs pilotes.
Comme le montre les résultats de l’enquête de satisfaction adressée à ces derniers, les avis sont positifs, ce qui est encourageant et cohérent avec notre volonté d’apporter une véritable aide dans la pratique professionnelle.
L’objectif 2020 était initialement d’effectuer la totalité des contrôles selon ce nouveau format. Bien entendu, la crise nous oblige à adapter nos objectifs : nous sommes en train de réfléchir à un contrôle allégé, à distance, pour cette année exceptionnelle.
Un séminaire organisé cet automne sera l’occasion, pour les contrôleurs pilotes de partager leurs expériences avec l’ensemble des contrôleurs de qualité.
Qu’en est-il de la sélection des contrôlés ?
Une partie des contrôlés sera toujours sélectionnée de façon aléatoire mais une approche par les risques sera mise en place progressivement. Pour la campagne 2020 par exemple, nous avons ciblé prioritairement, sur demande du Conseil Supérieur, une grande partie des cabinets dont l’expert-comptable n’avait pas rempli son obligation de formation LAB. À partir de l’année prochaine, nous souhaitons aller plus loin dans cette démarche en intégrant plus de critères, qui permettront d’accompagner, via le contrôle qualité, les cabinets susceptibles d’en avoir le plus besoin.
Contrôles tests
Les retours des contrôlés
(sur les répondants qui ont bénéficié de la nouvelle version du contrôle qualité)
81,5%
sont convaincus de la partie performance de cabinet du contrôle
59%
des contrôlés qui avaient déjà bénéficié d’un contrôle qualité trouvent la nouvelle formule
plus utile
84%
des contrôlés estiment que l’apport du contrôle nouvelle formule pour la performance de leur cabinet est positive
72%
sont satisfaits des réponses apportées par le contrôleur sur les points liés à la performance de cabinet sur lesquels ils souhaitaient échanger
83,3%
estiment que les échanges ont été constructifs pour leur cabinet
Pour 84%
l’autodiagnostic préparatoire sur la performance de cabinet a permis de déceler des axes d’amélioration qu’ils n’avaient pas identifiés
« Tout d’abord félicitations pour cette approche. Mon cabinet est en phase complète de restructuration attendu que le commissariat aux comptes représentait 80% de mes honoraires et qu’il devrait être réduit de plus de 75%. Les recommandations du contrôleur ont été extrêmement profitables car son approche était pragmatique et très structurée. J’espère pouvoir réaliser ce rebond car le challenge est très haut. En termes d’amélioration, très franchement je ne vois pas de nouvelles pistes. Encore bravo pour cette méthodologie et mille mercis au confrère. »
Sommaire du dossier :
- Cap Performance, fiche d’identité
- Neuf outils pour doper la performance de votre cabinet
- À l’origine de Cap Performance
- Mon diagnostic RGPD : un outil pour faciliter votre mise en conformité
- Ma lettre de mission : rédiger et assurer le suivi de vos lettres de mission en tout sécurité
- Le décodeur des normes : pour enfin tout comprendre sur les normes et mieux les appliquer
- Mon Document unique : pour accompagner la reprise de votre activité